De organisatie

Indien we het verhaal van onze organisatie zouden schrijven, dan zou het alvast volgende

hoofdstukken bevatten:

 

Zen zijn

Toen ik mijn ding deed

Een compliment is gauw gegeven

 

Woonzorgcentrum  De Zavel is gespecialiseerd in de opvang en begeleiding van personen met een gestabiliseerd psychiatrisch ziektebeeld of met niet aangeboren hersenaandoeningen. De Zavel is gelegen in een volkse wijk, hartje Antwerpen. Er zijn 125 bewoners, en 90 personeelsleden waarvan 69 VTE.

 

De aanleiding

De Zavel staat voor de uitdaging dat het huidig, zeer gedreven kader, binnen een tijd zal uittreden. Gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 40jr, 2O  procent van de medewerkers is 50plus.  Samenwerking tussen oudere en  jongere medewerkers, veelal verzorgenden, verloopt vlot. Er is solidariteit, maar het werk is zwaar. De leeftijdsproblematiek op De Zavel spitst zich vooral toe op het versterken van de nieuwe generaties, zodat de oudere generatie de fakkel kan doorgeven, wat een verlichting zal betekenen.

 

De benadering

De Zavel is een wzc met spirit. De visie van directie en medewerkers is:  onbevooroordeeld staan t.o.v. de bewoners, de persoon zien en niet de ziekte, samen zoeken naar de juiste plek voor de bewoners. Creatief zijn, fouten durven maken en daaruit leren. Er is onlangs een project gestart waarbij organisatiewaarden naar de werkvloer vertaald worden. Wel is het zo dat niet iedereen op dezelfde, gedreven, manier gemotiveerd is. Er is een gevoel dat het draagvlak mag vergroot worden.


Het proces

In De Zavel was het leertraject procesmatig en cocreatief.  Deelnemers waren gedreven om vooral zelf aan de slag te gaan rond het thema motivatie, en om het proces, mee vorm te geven en zelfs te sturen. Er werd zeer actiegericht gewerkt, zo werd er gewerkt aan een fotoalbum, een onthaalprocedure, een spel rond kwaliteiten De Zavel. Naarmate het traject vorderde borrelden meer en meer creatieve ideeën op. Tijdens het leertraject waren er twee thema’s die bovendreven: Verbinding en Waardering.

Eerst had een focusgroepbijeenkomst plaats. Deelnemers aan de focusgroep werden uitgenodigd op basis van hun warmhartigheid, lange dienst en potentieel om over de toekomst na te denken. Bedoeling was hen bruikbare input te vragen voor de invulling van het traject. Deze prioriteiten van de focusgroep werden aan de stuurgroep voorgelegd.
De actieleergroep startte met 14 deelnemers: leidinggevenden, medewerkers en de kwaliteitscoördinator.

  1. In de eerste sessie verkenden we duurzame motivatie aan de hand van de Metaloogoefening. Daarna werkten we aan het thema ‘Draaglast versus draagkracht’. Op het einde van de sessie werd meteen de –oplossingsgerichte- toon gezet  door de vraag “Hoe kunnen we, vanuit de mogelijkheden die we al hebben, ervoor zorgen dat we energie halen uit ons werk op De Zavel?”. Met de werkpunten die daaruit kwamen konden de deelnemers meteen aan de slag.

  2. Tijdens de tweede sessie werd gewerkt rond het thema verbinding. Waaraan kan je nu zien of er ergens verbinding is? Om zich daarover een beeld te vormen gaan deelnemers aan de slag rond de vraag: “Stel dat je in een organisatie komt waar echte verbinding is, waaraan merk je dat? Wat doen mensen, wat is daar aanwezig? Denk hierbij aan medewerker, leidinggevende, organisatie?
    Het resultaat is een blauwdruk van de gewenste situatie, met voldoende aanwijzingen om er 2 concrete werkpunten uit te halen: zorgen voor een vlottere inschakeling van nieuwe medewerkers, de samenwerking bevorderen door te werken aan een betere verstandhouding. In het tweede deel bespraken we het verband tussen verbinding en communicatie

  3. De derde tot de vijfde sessie kreeg vooral vorm rond het thema ‘Samen werken aan verbinding vanuit ieders kwaliteiten’. Eerst werd het Kernkwaliteitenmodel geïntroduceerd. Dit werd zeer goed onthaald. “Het geeft ons woorden om ergens over te praten en het geeft energie.” Vandaar de vraag om dit model te brengen op de personeelsvergadering, zodat iedereen dit kent en kan gebruiken. Tegelijkertijd zou dit een brug slaan tussen het project en de andere collega’s van De Zavel. Alle leden van de actieleergroep bleken bereid om hierin een rol op te nemen. Zo konden we een estafettemethode hanteren waarbij ieder van de groep betrokken was. Er werd een een scenario opgesteld, een ppt gemaakt, vragen voorbereid en alles werd grondig ingeoefend. De directrice zal het thema inleiden, een deelnemer, Allan, zal de sessie begeleiden, de anderen van deze groep zullen kleine werkgroepjes begeleiden.

  4. Tussendoor had de estafette plaats: in vier personeelsvergaderingen, een vergadering per verdiep, werd al het personeel uitgenodigd elkaar en zichzelf door de kwaliteitenbril te bekijken. Het voordeel van deze aanpak was dat het geleerde goed aansluit, omdat collega’s de taal van de werkvloer beter beheersen.

  5. De zesde sessie werd het gebeuren geëvalueerd. Niet enkel de vergadering zelf, maar ook de eigen rol daarin. En of een dergelijke nieuwe uitdaging motiverend was? De meeste deelnemers vonden het een uitdaging om te doen en motiverend. Bij enkelen was het helemaal niet motiverend, omdat ze het gevoel hadden dat de collega’s niet konden helpen bij het opmaken van een kernkwadrant. Verder werd gewerkt rond de vraag “Hoe zorgen we ervoor dat het thema ‘kwaliteiten’ blijft leven in De Zavel”. De rest van de sessie kwam ook nog het thema feedback ter sprake. Conclusie van deze sessie was dat het allemaal niet af was: noch het stuk over ‘hoe verder met de kwaliteiten’ noch het thema feedback.

  6. De zevende sessie was een doe-sessie. Groepsleden gaven aan dat ze tijd wilden om ‘te werken aan wat er ligt’ en eigenlijk geen nieuwe input meer wilden. Ze zijn dan ook meteen aan de slag gegaan rond het uitwerken van concrete acties om het kwaliteitenmodel levend te houden. Dit leidde tot 3 concrete voorstellen:
    Een kwaliteitenspel ontwikkelen waarbij bewoners betrokken worden: de Waarde-ring
    Een project rond kernkwaliteiten waarbij elke 2 maand een andere kwaliteit in de kijker gezet wordt. Op die manier blijft het leven, raakt iedereen vertrouwd met de taal van de kwaliteiten, kunnen medewerkers een dialoog voeren.
    Het kwaliteitenmodel gebruiken in het functioneringsgesprek.

  7. Ook de achtste sessie werd verder gewerkt aan het uitwerken en plannen van het kwaliteiten project. De verschillende stappen werden voorbereid en er werd afgesproken wie wat zou doen.

  8. Tussentijds was er een vergadering met de stuurgroep. Voor de stuurgroep was het een prioriteit dat er nog zou gewerkt worden aan:  “verantwoordelijkheid opnemen voor het geheel”. Dit was het thema van de negende sessie.  Er werd aan de slag gegaan rond de vraag hoe dit thema op te pakken. Samen verantwoordelijkheid opnemen betekent elkaar feedback geven, dingen signaleren, dingen ter sprake brengen..... veelal zaken die vaak erg gevoelig liggen.  Tegelijkertijd werden ervaringen uitgewisseld over verschillende manieren om feedback te geven in de werkcontext. Wie feedback geeft op wat fout loopt, werkt mee aan de ondersteuning van de goede gang van zaken in De Zavel, het gaat om de bereidheid om die verantwoordelijkheid op te pakken. Het is niet echt belangrijk of je altijd onmiddellijk effect hebt met je boodschap. Het effect is niet het belangrijkste. Het gaat meer om een proces van gedeelde verantwoordelijkheid; wanneer iedereen een stukje verantwoordelijkheid daarin oppakt, dan verandert er iets. De sessie werd afgerond met de vraag “welke kleine actie, experiment ga ik ondernemen met betrekking tot ‘gedeelde verantwoordelijkheid opnemen".

  9. De laatste sessie werden de individuele actiepunten besproken, het actieleertraject overlopen en geëvalueerd; Er werden concrete plannen en afspraken gemaakt over de verdere toepassing. Van het leertraject werd een boekje gemaakt:' Samen op weg', dat je hier kan downloaden.

De resultaten

Het effect van het proces is zichtbaar. De groep hangt hechter samen, het verantwoordelijkheidsgevoel is versterkt. Indien er nonchalance is van sommigen, dan is het nu meer bespreekbaar. Door de estafettemethode heeft het kernkwaliteitenmodel ingang gevonden in de organisatie en dient als een soort gemeenschappelijk kader. Er is een aanzet gegeven voor een evolutie van een kijken naar tekorten naar een meer waarderende kijk.

 

Verankering en verder verloop

Er zijn voorstellen om het kwaliteitenmodel te integreren in het functioneringsgesprek. Verder zijn er veel acties vanuit het project gestart die vanaf het najaar ingang vinden: de Waarde-ring, de 10 Zavelkwaliteiten, het fotoalbum………...

De deelnemers aan de actieleergroep zijn zelf begaan met het verder verloop en zullen nog samenkomen om verder te ontwikkelen wat in gang is gezet.


Do's & dont's

Werk actiegericht. Voorzie tijdens de sessies ruimte voor het  ontwikkelen van acties en contextgebonden toepassingen. Zo wordt de creativiteit en kracht van heel de groep benut. Geef de groep voldoende tijd om zelf acties rond verankering uit te werken.

Overlaad niet met teveel input en theorie.

Evalueer regelmatig en betrek de deelnemers bij de vormgeving van het proces.

Organiseer een estafette waarbij de actieleergroepdeelnemers zelf verworven kennis, inzichten en modellen doorgeven. Op die manier ontstaat verbinding en een gemeenschappelijke taal die aansluit bij de taal ven de werkvloer.

.