De organisatie

Wie de campus binnentreedt wordt getroffen door de rust, de ruimte en de mooie gebouwen. Het OPZ is een open en geïntegreerd psychiatrisch kennis- en dienstencentrum waar mensen in psychische nood terecht kunnen.

Er zijn 610 medewerkers met uiteenlopende taken. Het grootste gedeelte van de personeelsleden zijn artsen, verpleegkundigen en paramedici. Zij werken samen in multidisciplinaire teams. Daarnaast zijn er andere deskundigheden: technici, keukenpersoneel, chauffeurs, administratieve krachten…

Gemiddelde leeftijd is de laatste jaren sterk verjongd tot onder 30 jaar. Er is een grote groep tussen 40 en 45, en er zijn ongeveer 50 50-plussers.


Aanleiding

Het OPZ wil een leeftijdsbewust personeelsbeleid uitbouwen, zeker omdat het OPZ voor de uitdaging staat om medewerkers zo lang mogelijk aan het werk houden. Jobs in de Zorgsector zijn knelpuntberoepen. Maar het zijn ook intensieve, en soms zware beroepen. Momenteel is er een hoog verzuim: 15 percent bij 55ers.

Bij de eerste kennismaking met het project was er vanaf het begin interesse en het OPZ is dan ook snel en enthousiast ingestapt. Twee medewerkers van de personeelsdienst, Els en Kristof, zullen het project intern trekken.

Proces

De focusgroepbijeenkomst koos voor het thema 'diversiteit' mbt leeftijd en functies. De bedoeling was deelnemers te laten kennismaken en te werven voor project, en bruikbare input te verzamelen voor het verdere traject. Waarden en thema’s die hoog scoren zijn: waardering, vrijheid, autonomie, respect, openheid, transparantie en communicatie;

Na een oproep in het berichtenblad kon er snel een enthousiaste actieleergroep samengesteld worden vanuit vrijwillige inschrijving. Er waren zowel deelnemers bij die zich iets minder gemotiveerd voelden, en anderen die- ouder zijnde- geïrriteerd waren door de vaak gestelde vraag “wanneer ga je nu met pensioen?”. De groep was heel gevarieerd samengesteld: verpleegkundigen, psychologen, diensthoofden, personeelswerkers….

 Na de focusgroep werkten de begeleiders een open voorstel van een leertraject uit dat aan de stuurgroep werd voorgelegd. 

  1. In de eerste sessie verkenden we duurzame motivatie aan de hand van een metaloogoefening, als verduidelijkend kader werd het bouwstenenmodel toegelicht. Via een Open Space methode verkenden we welke thema’s voor het OPZ aan de orde zijn. De focus viel op autonomie, verbinding en waardering.
  2. De tweede sessie werd autonomie verder verkend. Via een oefening ‘Positief verbeelden’ brachten we in kaart hoe autonomie in de werksituatie zich toont. Dat werd vergeleken met de huidige situatie, troeven en uitdagingen werden opgelijst.
  3. De derde sessie experimenteerden we met een spelvorm om autonomie verder te verkennen: de tovenaar en de draak. Iedereen was enthousiast over deze workshop. Deelnemers leerden er stilstaan bij hun patronen en stappen zetten naar meer autonomie.
  4. De vierde sessie bouwden we hierop verder. Samen maakten de deelnemers en steekkaart met een inventaris van autonoom gedrag en de vaardigheden die je daarvoor nodig hebt. Daarna leerden deelnemers elkaar oplossingsgericht bevragen. Deelnemers gingen in duo’s aan de slag rond ieders uitdaging.
  5. Naarmate het traject vorderde nam de actieleergroep meer en meer verantwoordelijkheid op voor het verdere verloop. De vijfde sessie was een werksessie rond de vertaling naar de praktijk. Hoe de methodieken toepassen op de werkvloer. Deelnemers gingen aan de slag rond de vraag “We zijn 31 juni 2010. Dit traject is afgelopen en goed gelukt. We zijn fier op wat we bereikt hebben? We hebben onze doelen als leergroep bereikt: we hebben ‘iets’ ontwikkeld dat de motivatie van de medewerkers ondersteund.   Wat is de output - denk aan instrumenten, handleidingen, gespreksleidraad, kennis, intranet, zelftest”
  6. In de zesde sessie werd verder gewerkt met de resultaten van de vorige sessie. Er was een vraag naar een zelftest voor medewerkers waarmee ze hun eigen motivatie kunnen bevragen en die beschikbaar stellen via intranet en naar het verder vormgeven van het project rond verbinding tussen medewerker, meer specifiek tussen jong en oud. 
  7. De zevende en achtste sessie gingen we aan de slag met de motivatiewijzer. Het instrument werd voorgesteld, getest, kritisch bevraagd en herwerkt. De basishouding is: “ik geloof in u en ik ben alert op elk teken dat aangeeft dat je iets (wel) kan.
  8. Tijdens de negende sessie oefenden we met het verkennen van aspiraties in dialoog. We oefenen met een dialoogmodel waarmee we in korte tijd, door te focussen op de juiste vragen, tot een diep gesprek komen over aspiraties en waarden.
  9. De tiende en laatste sessie stond in het kader van de verankering in de praktijk.” Hoe kunnen we de waaier aan methodieken een plek geven in de werkcontext?” De motivatiewijzer kan gekoppeld worden aan bestaande praktijken, het bouwstenenmodel kan in de teams worden toegelicht.

De resultaten

We hebben een bruikbare tool die we kunnen implementeren: de motivatiewijzer. We kunnen dit gebruiken bij functioneringsgesprekken (wordt momenteel uitgetest), onthaal nieuwe medewerkers, loopbaanbegeleiding …. De leergroep is wel verwachtingsvol naar wat komen gaat.

De verankering

De motivatiewijzer zal verder geïmplementeerd worden. Er wordt onderzocht welke ondersteuning de leidinggevenden nodig hebben om de motivatiewijzer en het bouwstenenmodel te gebruiken.

In de eerste plaats wordt in het najaar een infonamiddag georganiseerd om de leidinggevenden te laten kennis maken met de motivatiewijzer.

Een aantal leden van de actieleergroep zullen aan de slag gaan om het bouwstenenmodel in de teams toe te lichten.

Do's & dont's

Hou rekening met het feit dat leidinggevenden en medewerkers samen zitten in één leergroep. Dit biedt veel leerkansen, maar kan ook soms oncomfortabel zijn, vooral voor de leidinggevenden. Het is aangewezen om daar voldoende aandacht aan te geven.

Motivatie is een gevoelig thema. Schep veiligheid in de groep door spelregels inzake discretie af te speken.

Het is belangrijk dat externe begeleiders vertrouwd zijn met de cultuur van de organisatie, op die manier worden uitschuivers vermeden.

.